Rangkuman Buku Manajemen Proyek

Assalamualaikum Wr. Wb.

Kali ini saya akan posting tugas softskill saya yaitu Rangkuman Buku Manajemen Proyek sebagai tugas mata kuliah Manajemen Proyek dan Resiko.
Pengarang : Budi Santoso
Penerbit : Graha Ilmu
Rangkumannya dapat dilihat dibawah ini :
BAB 1 Konsep dan Pengertian klik disini
BAB 2 Siklus Hidup Proyek  klik disini
BAB 3 Organisasi Proyek klik disini
BAB 5 Perencanaan Proyek  klik disini
BAB 6 Penjadwalan Proyek klik disini
BAB 9 Pengendalian Proyek klik disini
BAB 11 Pemilihan Proyek klik disini
BAB 12 Mengelola Konflik pada Proyek klik disini
BAB 13 Manajemen Resiko Proyek klik disini
Sekian postingan saya kali ini, maaf kalau banyak kekurangan. Semoga Bermanfaat.

Wassalamualaikum Wr. Wb.

BAB 13 Manajemen Resiko Proyek

Pendahuluan

Sejak pertengahan 1980, perusahaan mulai menyadari perlunya kebutuhan mengintegrasikan risiko teknis ke dalam risiko jadwal dan biaya. Proses manajemen risiko dikembangkan dan diimplementasikan sehingga informasi mengenai risiko tersedia bagi pengambil keputusan kunci. Manajemen Risiko pada proyek meliputi langkah memahami & mengidentifikasi masalah potensial yang mungkin terjadi, mengevaluasi bagaimana risiko ini mempengaruhi keberhasilan proyek, monitoring dan penanganan risiko.

Risiko

Risiko merupakan kombinasi dari probabilitas suatu kejadian dan konsekuensi dari kejadian tersebut, dengan tidak menutup kemungkinan bahwa ada lebih dari satu konsekuensi untuk satu kejadian, dan konsekuensi bisa merupakan hal yang positif maupun negatif. (Shortreed, et al. 2003).

Terminologi kuantitatif yang dimaksud didapat dari pengukuran probabilitas terjadinya suatu kejadian dan dikombinasikan dengan pengukuran konsekuensi dari kejadian tersebut, atau secara matematis dapat dituliskan sebagai berikut (Kerzner, 2004):

Risk explosure = risk likelihood x risk impact

Probabilitas terjadinya risiko sering disebut dengan risk likelihood, sedangkan dampak yang akan terjadi jika risiko tersebut terjadi dikenal dengan risk impact dan tingkat kepentingan risiko disebut dengan risk value atau risk exposure.

Menurut (IRM,2002) Jenis-jenis risiko antara lain:

1 . Risiko operasional

Kejadian risiko yang berhubungan dengan operasional organisasi mencakup risiko yang berhubungan dengan sistem organisasi, proses kerja, teknologi dan sumber daya manusia.

2. Risiko Finansial

Risiko yang berdampak pada kinerja keuangan organisasi seperti kejadian risiko akibat dari fluktuasi mata uang, tingkat suku bunga termasuk risiko pemberian kredit, likuiditas dan pasar.

3. Hazard Risk

Risiko yang berhubungan dengan kecelakaan fisik seperti kejadian atau kerusakan yang menimpa harta perusahaan dan adanya ancaman perusahaan.

4. Strategic Risk

Risiko yang berhubungan dengan strategi perusahaan, politik, ekonomi, peraturan dan perundangan. Risiko yang berkaitan dengan reputasi organisasi kepemimpinan dan termasuk perubahan keinginan pelanggan.

Manajemen Risiko

Manajemen Risiko pada dasarnya adalah proses menyeluruh yang dilengkapi dengan alat, teknik, dan sains yang diperlukan untuk mengenali, mengukur, dan mengelola risiko secara lebih transparan. Tujuan manajemen risiko adalah mencegah atau meminimisasi pengaruh yang tidak baik akibat kejadian yang tidak terduga melalui menghindari risiko atau mempersiapkan rencana kontingensi yang berkaitan dengan risiko tersebut.

Definisi Manajemen Risiko

Risiko proyek (project risk) adalah suatu peristiwa (event) atau kondisi yang tidak pasti (uncertaint), jika terjadi mempunyai pengaruh positif maupun negatif pada tujuan proyek.  Secara umum manajemen risiko didefinisikan sebagai proses, mengidentifikasi, mengukur dan memastikan risiko dan mengembangkan strategi untuk mengelola risiko tersebut. Dalam manajemen proyek, yang dimaksud dengan manajemen risiko proyek adalah seni dan ilmu untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan merespon risiko selama umur proyek dan tetap menjamin tercapainya tujuan proyek. Ada tiga kunci yang perlu diperhatikan dalam manajemen risiko agar bisa efektif :

1. Identifikasi, analisis dan penilaian risiko pada awal proyek secara sistematis dan mengembangkan rencana untuk menanganinya.

2. Mengalokasikan tanggungjawab kepada pihak yang paling sesuai untuk mengelola risiko.

3. Memastikan bahwa biaya penanganan risiko cukup kecil dibanding dengan nilai proyeknya.

Toleransi Terhadap Risiko

Setidaknya ada 3 tipe bagaimana individu atau kelompok dalam menghadapi risiko, yaitu penghindar risiko (risk avoider), netral dan pencari risiko (risk seeker).

Kepastian, Risiko dan Ketidakpastian

Kepastian 

Dalam keadaan pasti, maka selalu ada strategi yang dominan dibanding strategi yang lain. Dalam contoh ini strategi s3 adalah strategi terbaik yang harus dipilih karena dalam kondisi pasar apapun selalu lebih baik dibanding strategi yang lain dilihat dari kemungkinan profitnya.

Risiko

Pengambilan keputusan dalam keadaan di bawah risiko (under risk), perlu menghitung kemungkinan laba dari nilai ekspektasi total dari setiap strategi. Misalnya tabel di atas tadi berubah seperti dalam tabel sebagai berikut, di mana strategi S3 tidak lagi dominan. 

Ketidakpastian

Dalam ketidakpastian, tidak ada nilai peluang yang diketahui untuk masing-masing kondisi pasar. Setidaknya ada 3 kriteria memilih strategi terbaik dalam kondisi seperti ini:

1 . Hurwicz atau maximax, memaksimasi profit yang maksimum. Ini adalah pilihan untuk para penganut risk taker/seeker.

2. Wald, minimax, yaitu meminimasi profit yang maksimum

3. Savage, atau maximin, yaitu berusaha meminimumkan regret (penyesalan) dari alternatif yang ada.

Lihat tabel dibawah ini untuk contoh kasus dengan ketidakpastian.

Proses Manajemen Risiko

Perencanaan manajemen risiko (Risk management planning) Perencanan meliputi langkah memutuskan bagaimana mendekati dan merencanakan aktifitas manajemen risiko untuk proyek. Dengan melihat lingkup proyek, rencana manajemen proyek dan faktor lingkungan perusahaan, tim proyek bisa mendiskusikan dan menganalisis aktifitas manajemen risiko untuk proyek-proyek tertentu. Hasil dari proses ini adalah rencana manajemen risiko (risk mangement plan).  Yang diperlukan untuk membuat perencanaan ini:

• Project charter

• Kebijakan manajemen risiko organisasi

• Susunan peran dan tanggungjawab

• Toleransi stakeholder terhadap risiko

• Template untuk rencana manajemen risiko organisasi

• Work Breakdown Structure (WBS)

Hal-hal yang tercakup dalam Risk management plan adalah :

1. Metodologi. Mendefinisikan alat, pendekatan dan sumber data yang mungkin digunakan dalam manajemen risiko proyek tertentu.

2. Peran dan tanggungjawab. Definisikan tanggungjawab dan peran utama, pendukung dan keanggotaan tim manajemen risiko untuk setiap tindakan dalam risk management plan.

3. Budget. Berisi rencana anggaran untuk manajemen risiko proyek

4. Waktu. Berisi rencana waktu pelaksanaan proses manajemen risiko akan dilakukan selama siklus hidup proyek.

5. Scoring dan interpretasi. Metode scoring dan interpretasi yang sesuai untuk tipe dan dan waktu untuk analisis risiko kualitatif dan kuantitatif yang akan dilakukan.

 Identifikasi Risiko

Identifikasi bisa dilakukan dengan melihat asal dan problemnya.

1. Analisis sumber, sumber bisa berasal dari internal atau eksternal dari sistem yang menjadi target dari manajemen risiko.

2. Analisis Problem, Risiko berhubungan dengan kekhawatiran.

Metode Identifikasi risiko yang umum adalah:

1. Identifikasi Risiko berdasarkan Tujuan

Perusahaan dan tim proyek mempunyai tujuan-tujuan. Setiap kejadian yang membahayakan pencapaian tujuan secara perbagian atau menyeluruh diidentifikasikan sebagai risiko.

2. Identifikasi Risiko berdasarkan Skenario

Dalam analisa skenario, skenario-skenario yang berbeda diciptakan. Skenario-skenario mungkin menjadi jalan alternatif untuk mencapai tujuan, atau sebuah analisa dari hubungan kekuatan.

3. Identifikasi risiko berdasarkan Taksonomi

Taksonomi di sini adalah breakdown sumber risiko yang mungkin. Berdasarkan taksonomi dan pengetahuan praktik yang ada, daftar pertanyaan disusun. Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan menunjukkan risiko yang ada.

4. Common-risk checking

Ada beberapa daftar risiko yang sudah biasa terjadi dan di sini dilakukan pemilihan mana yang sesuai untuk proyek yang ditangani.

Teknik Mengidentifikasi Risiko

Teknik pengumpulan Informasi

1. brainstonning,

Dalam brainstonning, partisipasi peserta sangat penting. Brainstonning sangat bermanfaatsebagai identifikasi awal dari banyak risiko yang mungkin. Prosesnyabersifat interaktif, bergantung pada keaktifan peserta dan fasilitatomya.

2. Interviewing

Melakukan interview dengan para stakeholder dari proyek.

3. Delphi Technique

Mendengar masukan dari para pakar yang relevan dengan proyek.

4. Checklist

Checklist mudah untuk digunakan dan dapat menyediakan arahan-arahan yang berguna pada wilayah di mana organisasi memiliki pengalaman yang sangat dalam, khususnya untuk proyek yang standar atau rutin. Kadang-kadang menggunakan prosedur-prosedur standar yang memiliki pengaruh yang sama.

Dokumentasi risiko

Setiap elemen dan risiko harus diberikan nomor. Penomoran ini bertujuan untuk memudahkan penyimpanan dan pencarian data. Seringkali nomor risiko dikumpulkan dalam nomor elemen, dan dan kumpulan itu diberi nomor dapat diperluas sesuai dengan perkembangan analisa.

Analisis Risiko / kualitatif

Analisis Risiko adalah rangkaian proses yang dilakukan dengan tujuan untuk memahami signifikansi dari akibat yang akan ditimbulkan suatu risiko, baik secara individual maupun portofolio, terhadap tingkat kesehatan dan kelangsungan proyek. Pemahaman yang akurat tentang signifikansi tersebut akan menjadi dasar bagi pengelolaan risiko yang terarah dan berhasil guna. Secara umum terdapat dua metodologi analisa risiko, yaitu

1. Kuantitatif; Analisa berdasarkan angka-angka nyata (nilai finansial) terhadap besamya kerugian yang terjadi.

2. Kualitatif; sebuah analisa yang menentukan risiko tantangan organisasi di mana penilaian terse but dilakukan berdasarkan intuisi, tingkat keahlian dalam menilai jumlah risiko yang mungkin terjadi dan potensi kerusakannya.

Analisis kualitatif dalam manajemen risiko adalah proses menilai (assesment) impak dan kemungkinan dari risiko yang sudah diidentifikasi. Proses ini dilakukan dengan menyusun risiko berdasarkan efeknya terhadap tujuan proyek.

Analisis Risiko / kuantitatif

Analisa risiko secara kuantitatif adalah salah satu metode untuk mengidentifikasi risiko kemungkinan kerusakan atau kegagalan sistem dan memprediksi besarnya kerugian. Tahap-tahap Analisa Risiko Kuntitatif:

• Menentukan nilai informasi dan asset baik secara tangible dan intangibel.

• Menetukan estimasi kerugian untuk setiap risiko yang teridentifikasi.

• Melakukan analisa resiko

• Memperoleh risiko yang berpotensi terjadi.

• Memilih langkah-langkah atau strategi penanganan (Safeguards) untuk setiap risiko.

• Menentukan aksi untuk merespon risiko yang ada (e.g. mitigasi, menghindar, menerima).

Penanganan Risiko (Risk Response Planning)

Risk response planning adalah proses yang dilakukan untuk meminimalisasi tingkat risiko yang dihadapi sampai pada batas yang dapat diterima. Secara umum teknik yang dllterapkan untuk menangani risiko dikelompokkan dalam beberapa kategori, yaitu :

1. Menghindari Risiko

Cara ini dilakukan dengan tidak melakukan aktivitas yang mendatangkan risiko. Dalam hal pengerjaa1 1 proyek bisa dilakukan dengan cara merubah rencana proyek unttu k menghilangkan risiko.

2. Reduksi Risiko (mitigasi)

Meliputi langkah-langkah untuk mengurangi peluang terjadinya risiko. Melakukan tindakan awal untuk mengurangi peluang terjadinya risiko pada proyek akan lebih efektif daripada memperbaiki setelah suatu kejadian berisiko terjadi.

3. Menerima Risiko

Menerima kerugian jika kejadian yang berisiko terjadi. Ini bisa dilakukan jika risiko yang ditimbulkan kecil. Atau tidak ada cara lain lagi untuk menangani.

4. Transfer Risiko

Mengalihkan risiko ke pihak lain. Cara yang umum dalam bisnis adalah membeli asuransi. Dengan asuransi, kita berusaha mengalihkan risiko ke pihak lain.

Memonitor dan Mengendalikan Risiko (Risk monitoring and control)

Langkah ini adalah proses mengawasi risiko yang sudah diidentifikasi, memonitor risiko yang tersisa, dan mengidentifiksikan risiko baru, memastikan pelaksanaan risk management plan dan mengevaluasi kefektifannya dalam mengurangi risiko. Tujuan dari monitoring risiko adalah memastikan apakah :

1 . Respon terhadap risiko dijalankan sesuai rencana

2. Tindakan untuk respon terhadap risiko seefektif yang diharapkan atau respon baru perlu dikembangkan

3. Asumsi proyek masih valid

4. Risk exposure sudah berubah

5. Prosedur dan kebijaksanaan yang tepat sudah diikuti

6. Risiko-risiko terjadi tanpa teridentifikasi sebelumnya

Yang Bertanggungjawab terhadap Risiko

Tanggung jawab manajemen untuk menghadapi setiap risiko dan memastikan rencana-rencana penanganan yang efektif diimplementasikan harus ditetapkan dan direkam. Untuk setiap risiko yang diidentifikasi hendaknya jelas siapa pemilik/penanggungjawabnya. Peran-peran kunci dalam manajemen risiko dan tanggungjawabnya adalah:

• Senior management, yang harus menyusun kebijaksanaan mengena imanajemen risiko organisasi, mendukung secara aktif tindakanmanajemen risiko yang diperlukan untuk proyek dan memastikan bahwa semua stakeholder proyek mendukung tindakan ini. Peran lain sangat bergantung pada karakteristik proyek.

• Manajer Proyek Direktur, memimpin tim proyek dan bertanggungjawab dengan kewenangannya untuk mencapai tujuan proyek termasuk manajemen risiko yang berkaitan dengan proyek.

• Pemilik risiko (Risk Owners), mempunyai tanggungjawab dan wewenang untuk menangani risiko yang telah teridentifikasi. Dalam tim proyek ia berperan sebagai manajer dari paket kerja (work package). Risk owners must have the resources necessary to treat their risks. Risk owners are also assigned to monitor risks that are not being treated.

• Manajer Risiko (Risk Manager), mempunyai tanggungjawab, akuntabilitas dan wewenang memastikan proses manajemen risiko diterapkan secara efektif.

• Tim Proyek yang bertanggungjawab untuk membantu dalam identifikasi analisis dan evaluasi risiko membantu dalam mengembangkan treatment terhadap risiko dan aktivitas manajemen risiko seperti ditetapkan dalam penagananrisiko risk management plan.