BAB 5 Perencanaan Proyek

Pendahuluan

Penentuan apa yang akan dikerjakan ini merupakan fungsi dari perencanaan (planning). Sedangkan tindakanmemastikan bahwa rencana dikerjakan dengan benar merupakan fungsi pengendalian (control).

Alasan-alasan berikut mendasari perlunya perencanaan:

• Untuk menghilangkan atau mengurangi ketidakpastian

• Untuk memperbaiki efisiensi operasi

• Untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang tujuan Proyek

• Untuk memberikan dasar bagi pengendalian pekerjaan monitoring dan pengendalian

Yang menjadi lingkup pekerjaan selama proses perencanaan dan pengendalian proyek adalah :

1. Sebelum proyek mulai (dan selama tahap konsepsi dan pendefinisan), sebuah rencana dipersiapkan untuk menentukan tujuan proyek, tugas-tugas yang akan dikerjakan, jadwal dan anggaran.
2. Selama proyek (dalam tahap akuisisi) rencana yang telah dibuat dibandingkan dengan performansi, waktu dan biaya yang sebenarnya terjadi (aktual).
3. Jika ada perbedaan antara yang direncanakan dan yang terjadi sebenarnya, tindakan koreksi perlu dilakukan, dan estimasi biaya dan waktu bisa diperbarui.

Tahap-tahap Perencanaan Proyek

Langkah-langkah perencanaan meliputi:

1. Penentuan tujuan proyek dan kebutuhan-kebutuhannya. Dalam hal ini perlu ditentukan hasil akhir proyek, waktu, biaya dan performansi yang ditargetkan.
2. Pekerjaan-pekerjaan apa saja yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek haruslah diuraikan dan didaftar.
3. Organisasi proyek dirancang untuk menentukan departemen-departemen yang ada, subkontraktor yang diperlukan dan manajer-manajer yang bertanggungjawab terhadap aktivitas pekerjaan yang ada.
4. Jadwal untuk setiap aktivitas pekerjaan dibuat, yang memperlihatkan waktu tiap aktivitas, waktu mulai dan batas selesai serta milestone.
5. Sebuah rencana anggaran dan sumberdaya yang dibutuhkan dipersiapkan. Rencana ini akan memberikan informasi mengenai jumlah sumberdaya dan waktu untuk setiap aktivitas pekerjaan.
6. Estimasi mengenai waktu, biaya dan performansi penyelesaian proyek.

Permasalahan-permasalahan biasanya akan muncul dalam tahap perencanaan ini. Area permasalahan yang bisanya muncul antara lain:

• Tujuan dan sasaran proyek tidak bisa disetujui oleh semua pihak

• Tujuan proyek terlalu kaku sehingga kurang bisa mengakomodasi perubahan-perubahan

• Tidak cukup untuk menentukan tujuan secara baik

• Tujuan tidak cukup terkuantifikasi atau terukur

Rencana Induk Proyek

Tujuan pembuatan rencana adalah untuk memberikan petunjuk kepada manajer dan tim proyek selama siklus hidup proyek; untuk memberitahukan mengenai sumberdaya apa yang diperlukan, kapan dan berapa besar biaya yang dikeluarkan, dan memungkinkan mereka mengukur kemajuan yang telah dibuat dan keterlambatan yang terjadi, selanjutnya apa yang perlu dilakukan untuk mengejar ketertinggalan itu.

Rencana induk proyek berisi:

I. Deskripsi Proyek

Bagian ini berisi deskripsi singkat mengenai asal-usul dan latar belakang lahirnya proyek.

II. Manajemen dan Organisasi

1. Manajemen proyek dan organisasi

2. Kebutuhan orang

3. Training dan pengembangan

Ill. Bagian Teknis

Termasuk dalam bagian ini adalah:

1. Rincian pekerjaan (statement of work).

Pekerjaan yang ada diuraikan secara jelas.

2. Jadwal proyek.

Jadwal proyek berhubungan dengan kejadian, milestone, termasuk Gantt charts, jaringan kerja proyek, diagram CPM/PERT.

3. Anggaran dan dukungan keuangan.

Estimasi mengenai pengeluaran, kapan waktunya, untuk biaya tenaga kerja, bahan dan fasilitas.

4. Testing.

Daftar semua yang perlu diuji, termasuk prosedur, waktu dan orang yang bertanggungjawab.

5. Dokumentasi.

Dokumen-dokumen yang akan dihasilkan dan bagaimana dokumen ini akan diorganisasikan dan disimpan.

6. Implementasi.

Bahasan dan petunjuk mengenai bagaimana pelanggan menjalankan hasil proyek.

7. Rencana peninjauan pekerjaan.

Prosedur mengenai peninjauan pekerjaan secara periodik, catatan apa yang perlu ditinjau, kapan, oleh siapa dan menurut standar apa.

8. Justifikasi ekonomi.

Ringkasan alternatif yang mungkin dalam mencapai tujuan proyek memperlihatkan trade-off antara biaya dan jadwal.

Alat-alat Perencanaan

Banyak metode yang digunakan dalam perencanaan. Di sini akan dibahas beberapa diantaranya adalah :

1. Work breakdown structure (WBS)

WBS adalah kegiatan menguraikan pekerjaan proyek menjadi pekerjaan-pekerjaan kecil yang secara operasional mudah dilaksanakan serta mudah diestimasi biaya dan waktu pelaksanaannya.

2. Matriks tanggungjawab

Matriks tanggungjawab ini digunakan untuk menentukan organisasi proyek, orang-orang kunci dan tanggungjawabnya.

3. Gantt charts

Tool ini digunakan untuk menunjukkan jadwal induk proyek, dan jadwal pekerjaan secara detail.

4. Jaringan kerja (network)

Jaringan kerja digunakan untuk memperlihatkan urutan pekerjaan, kapan dimulai, kapan selesai, kapan proyek secara keseluruhan selesai.

 

Pendefinisian Pekerjaan

Work Breakdwon Structure

Pemecahan pekerjaan besar menjadi elemen-elemen pekerjaan yang lebih kecil sering disebut Work Breakdown Structure (WBS). Pemecahan ini akan memudahkan pembuatan jadwal proyek dan estimasi ongkos serta menentukan siapa yang harus bertanggungjawab.

WBS mempunyai kegunaan yang besar dalam perencanaan dan pengendalian proyek. Sehingga WBS ini perlu dilakukan secara hati-hati dan akurat agar perencanaan yang dibuat cukup memadai. Setidaknya ada tiga manfaat utama:

1. Selama analisis WBS manajer fungsional dan personel lain yang akan mengerjakannya diidentifikasikan sekaligus terlibat. Persetujuan mereka terhadap WBS akan membantu memastikan tingkat akurasi dan kelengkapan pendefinisan pekerjaan dan mendapatkan

komitmennya terhadap proyek.

2. WBS akan menjadi dasar penganggaran dan penjadwalan.

Setiap paket pekerjaan ditentukan biaya penyelesaiannya. Jumlah secara keseluruhan paket pekerjaan ditambah ongkos kerja tidak langsung akan menjadi biaya total proyek. Sedangkan waktu penyelesaian tiap paket pekerjaan berguna untuk penjadwalan. Dari penganggaran dan penjadwaln ini nanti ukuran kemajuan proyek dan penggunaan biaya bisa diukur.

3. WBS menjadi alat kontrol pelaksanaan proyek.

Beberapa penyimpangan pengeluaran untuk pengerjaan paket-paket kerja tertentu serta waktunya bisa dibandingkan dengan WBS ini. Sebaiknya WBS cukup fleksibel sehingga bisa rnengakomodasikan perubahan dalam hal tu juan a tau pun lingkup proyek.

Integrasi WBS dengan Organisasi Proyek

Sesudah proyek dipecah-pecah dalam paket pekerjaan yang operasional, perlu ditentukan unit organisasi mana yang bertanggungjawab terhadap pekerjaan tersebut. Untuk itu perlu dibuat integrasi antara WBS dan organisasi proyek.

Matriks Tangungjawab

Dari integrasi WBS dan organisasi proyek bisa dibuat matriks tanggungjawab. Di sini diperlihatkan hubungan antara pekerjaan dan orang yang bertanggungjawab langsung terhadap pekerjaan tersebut. Kolom matriks menunjukkan orang yang bertanggungjawab dan dari bagian apa dalam organisasi proyek, sedangkan baris matriks menunjukkan pekerjaan-pekerjaan yang ada dalam proyek. Pertemuan kolom dan baris menunjukkan tingkat tanggungjawab yang dimiliki orang yang bersangkutan terhadap tugas yang ada.