BAB 3 Organisasi Proyek

Pendahuluan

Secara umum terdapat beberapa dasar penyusunan struktur organisasi, yakni:

• Berdasar produk

Misalkan perusahaan General mempunyai pembagian organisasi berdasarkan produknya sehingga perlu dibentuk beberapa divisi seperti General Motor, General Food dan General electric.

• Berdasar lokasi

Beberapa perusahaan BUMN membagi organisasinya berdasarkan wilayah regi onal seperti Telkom Devisi Regional Jawa Timur atau Nokia untuk wilayah Asia dan lain-lain.

• Berdasar proses

Beberapa perusahaan mungkin membagi organisasinya berdasarkan proses pembuatan produk. Misalnya organisasi dibagi menjadi departemen pengecoran, pengelasan dan finishing.

• Berdasar pelanggan

Misalkan perusahaan Nestle membagi divisi produksi susu bayi dan susu dewasa untuk melayani pelanggan anak-anak dan dewasa.

• Berdasarkan Fungsi

Perusahaan membagi organisasinya berdasarkan fungsi- fungsi seperti keuangan, personalia, produksi dan lain-lain.

Proyek Sebagai Bagian dari Organisasi Fungsional

Sebagai salah satu alternatif untuk memberikan tempat bagi proyek, kita bisa memasukkan proyek sebagai bagian dari divisi fungsional dari suatu perusahaan. Organisasi fungsional membagi departemennya berdasarkan fungsi- fungsi yang dilakukan bagian yang ada. Di sini kita mengenal fungsi pemasaran, fungsi personalia, fungsi produksi, fungsi keuangan dan sebagainya, bergantung pada kebutuhan perusahaan untuk menangani pekerjaannya. Keuntungan/kelebihan dari struktur organisasi proyek yang melekat pada unit fungsional ini adalah:

·         Adanya fleksibilitas yang tinggi dalam penggunaan staf/karyawan.

Jika sebuah divisi fungsional yang tepat telah dipilih sebagai "tempat" proyek, divisi tersebut akan menjadi base administrasi bagi orang- orang yang mempunyai keahlian tertentu yang terlibat dalam proyek. Orang- orang tersebut bisa ditugaskan kembali ke pekerjaan normal semula. Orang- orang dengan keahlian tertentu bisa ditugaskan di banyak proyek yang berbeda. Dengan luasnya dasar teknis yang tersedia di masing-masing unit fungsional, personel dapat relatif mudah untuk ditukar.

·         Orang- orang dengan keahlian yang berbeda dapat dikelompokkan dalam satu group untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman yang sangat berma nfaat bagi pemecahan masalah teknis.

·         Divisi fungsional yang bersangkutan bisa jadi basis bagi kelangsungan teknologi bila para personel keluar dari proyek atau organisasi induk.

·         Divisi fungsional mempunyai jalur- jalur karir bagi mereka yang mempunyai keahlian tertentu. Proyek bisa menjadi ajang untuk menunjukkan prestasi yang selanjutnya bisa mempengaruhi perkembangan karir diorganisasi induknya.

Sedangkan keterbatasan atau kekurangan yang ada dalam struktur ini adalah :

·         Klien tidak menjadi perhatian utama dari aktivitas yang dilakukan orang-orang yang terlibat proyek. Mereka lebih memberikan perhatian kepada unit fungsional dari mana mereka berasal.

·         Divisi fungsional cenderung berorientasi pada aktivitas-aktivitas khusus yang sesuai dengan fungsinya. Jarang berorientasi pada masalah (problem oriented) di mana proyek harus berhasil.

·         Kadang-kadang dalam proyek yang di organisasi secara fungsional ini tidak ada individu yang diberi tanggung jawab penuh untuk mengurus proyek. Kegagalan memberikan tanggung jawab ini bisa berarti manajer proyek diberi tanggung jawab pada beberapa bagian proyek sementara bagian yang lain di berikan pada orang lain.

·         Motivasi orang yang ditugaskan ke proyek cenderung lemah. Proyek bukan merupakan minat utama dan bukan mainstream bagi anggota.

·         Penyusunan organisasi seperti ini tidak memberikan pendekatan yang holistik terhadap proyek. Proyek yang komplek secara teknis tidak dapat di kerjakan secara baik tanpa totalitas.  

Organisasi Proyek Murni

Bentuk lain dari organisasi proyek adalah organisasi proyek murni (pure project organization). Proyek terpisah dari organisasi induk. la menjadi organisasi tersendiri dalam staf te nis tersendiri, administrasi yang terpisah dan ikatan dengan organisasi induk berupa laporan kemajuan atau kegagalan secara periodik mengenai proyek. Pimpinan dalam hal ini manajer proyek bisa melakukan pembangunan sumber daya dari luar berupa sub kontraktor atau supplier selama sumber daya itu tidak bersedia atau tidak bisa dikendalikan dalam organisasi.

Kelebihan dari struktur organisasi ini adalah:

·         Manajer proyek ( MP) mempunyai wewenang penuh untuk mengelola proyek.

·         Semua anggota tim proyek secara langsung bertanggung jawab terhadap manajer proyek.

·         Rantai komunikasi menjadi pendek, yakni antara manajer proyek dengan eksekutif secara langsung.

·         Bila ada proyek yang sejenis berturut-turut, organisasi itu bisa memanfaatkan para ahli yang sama sekaligus melakukan kaderisasi dalam penguasaan teknologi tertentu.

·         Karena kewenangan terpusat, kemampuan untuk membuat keputusan bisa cepat dilakukan.

·         Adanya kesatuan komando.

·         Bentuk ini cukup simpel sehingga mudah dilaksanakan.

·         Adanya dukungan secara menyeluruh terhadap proyek.

Keterbatasan yang ada dalam struktur organisasi ini adalah:

·         Bila organisasi induk mempunyai banyak proyek yang harus dikerj akan

·         Struktur ini akan menambah biaya yang cukup mahal bagi organisasi induk.

·         Sering kali manajer proyek menumpuk sumberdaya secara berlebihan untuk mendapatkan dukungan teknis dan teknologi sewaktu-waktu diperlukan.

·         Bila proyek selesai akan terjadi masalah tentang bagaimana nasib pekerja proyek yang ada.

·         Ketidakkonsistenan prosedur bisa sering terjadi dengan memakai alasan " memenuhi permintaan klien".

Organisasi Matriks

Organisasi ini merupakan jalan tengah antara keduanya. Dengan demikian organisasi fungsional dan murni mewakili keadaan ekstrim. Organisasi matriks merupakan kombinasi keduanya. Organisasi matriks adalah organisasi proyek murni yang melekat pada divisi fungsional pada organisasi induk. Pendekatan matriks ini mempunyai kelebihan-kelebihan:

·         Proyek mendapatkan perhatian secukupnya. Satu orang yakni manajer proyek bertanggungjawab mengelola proyek, agar bisa selesai tepat waktu dalam batas biaya dan spesifikasi yang ada.

·         Karena organisasi matriks melekat pada unit fungsional organisasi induk maka mudah untuk mendapatkan orang potensial yang dibutuhkan dari setiap unit fungsional. Jika terdapat banyak proyek, orang-orang ini tersedia bagi semua proyek sehingga secara nyata mengurangi duplikasi penyediaan sumberdaya seperti yang terjadi dalam organisasi proyek murni.

·         Tidak ada masalah yang berat yang akan menyusul berkenaan dengan nasib pekerja proyek jika suatu proyek selesai. Orang-orang yang terlibat di proyek akan bekerja kembali di unit fungsional tempat mereka berasal. Ini berbeda dengan yang terjadi pada organisasi proyek murni.

·         Tanggapan terhadap keinginan yang di minta oleh klien bisa cepat di berikan seperti dalam organisasi proyek murni. Begitu juga respon terhadap permintaan dari organisasi induk bisa dilakukan dengan cepat. Suatu proyek yang 'bertempat' pada organisasi induk yang sedang beroperasi harus tanggap terhadap kebutuhan perusahaan induknya, kalau proyek tetap ingin berjalan.

·         Dengan manajemen matrik proyek akan mempunyai akses perwakilan dari divisi administrasi perusahaan induk, sehingga konsistensinya dengan kebijaksanaan, prosedur dari perusahaan induk tetap terjaga. Konsistensinya dengan prosedur perusahaan induk akan sangat mendukung kredibilitas proyek di dalam administrasi organisasi induk.

·         Bila ada beberapa proyek yang bersamaan, organisasi matrik memungkinkan distribusi sumberdaya yang lebih seimbang untuk mencapai berbagai target dari beberapa proyek yang berbeda-beda.

·         Pendekatan holistik terhadap kebutuhan organisasi secara menyeluruh ini memungkinkan proyek dijadwalkan dan diberi porsi personel untuk mengoptimalkan performansi organisasi secara menyeluruh dan tidak hanya mengutamakan keberhasilan proyek dengan mengorbankan proyek yang lain.

Keterbatasan-keterbatasan yang dipunyai organisasi matrik adalah:

·         Dalam organisasi proyek murni jelas bahwa Manajer Proyek adalah sentral pengambilan keputusan yang berhubungan dengan proyek. Dalam proyek yang dikelola oleh satu unit fungsional, tidak ada keraguan bahwa divisi fungsional yang bersangkutan yang memegang pengambil keputusan.

·         Dalam organisasi matrik terdapat kekuatan yang seimbang antara manajer fungsional dan manajer proyek, sehingga bila terdapat perintah dari dua manajer ada keraguan perintah manajer mana yang harus dipenuhi dahulu, pekerjaan proyek bisa jadi terbengkalai.

·         Perpindahan sumberdaya dari satu proyek ke proyek lain dalam rangka memenuhi jadwal proyek bisa meningkatkan persaingan antar manajer proyek. Masing-masing manajer proyek ingin memastikan proyeknyalah yang akan sukses bukan target organisasi secara keseluruhan.

·         Manajemen Matrik melanggar prinsip utama dari manajemen yakni kesatuan komando (unity of command). Pekerja minimal mempunyai dua atasan yakni manajer fungsional dan manajer proyek. Loyalitas terhadap siapa yang lebih diutamakan akan menjadi masalah.

Memilih Bentuk Organisasi Proyek

Kriteria-kriteria yang mendasari pemilihan bentuk ini:

1. Frekuensi adanya proyek baru: berapa sering suatu perusahaan mendapat proyek dan sejauh mana perusahaan induk tersebut terlibat dengan aktivitas proyek.
2. Berapa lama proyek berlangsung.
3. Ukuran proyek: tingkat pemakaian tenaga kerja, modal dan sumber daya yang dibutuhkan.
4. Kompleksitas hubungan: jumlah bidang fungsional yang terlibat dalam proyek dan bagaimana hubungan ketergantungannya.

Kriteria-kriteria lain sebagai pertimbangan pemilihan bentuk organisasi adalah ketidakpastian, keunikan, pentingnya faktor biaya dan waktu. Suatu proyek yang mempunyai kepastian tinggi dan sedikit risiko, sedangkan faktor biaya dan waktu bukan masalah penting lebih sesuai dikelola oleh task force. Sedangkan untuk proyek yang berisiko tinggi dan penuh ketidakpastian, biaya dan waktu merupakan hal yang kritis, lebih cocok digunakan organisasi matriks atau organisasi proyek murni.