Pendahuluan
Pekerjaan-pekerjaan tertentu akan lebih efisien dan
efektif, jika dikelola dalam kerangka proyek dan bukan diperlakukan sebagai
pekerjaan biasa. Dengan demikian diperlukan penerapan manajemen proyek secara
benar.
Pembuatan Jalan Tol Cipularang yang menghubungkan
Jakarta Bandung yang mempersingkat waktu tempuh kedua kota itu dilakukan dengan
menggunakan cara pengelolaan pekerjaan yang berbeda dengan pengelolaan
pekerjaan-pekerjaan reguler. Batasan waktu yang tersedia dan biaya yang
dianggarkan serta kualitas jalan merupakan hal-hal yang harus dipenuhi dalam
penyelesaian pekerjaan tersebut.
Contoh di atas tadi sekedar memberi gambaran bahwa
banyak di sekitar kita kejadian yang dinamakan proyek yang pengelolaannya pun perlu
cara khusus agar bisa menghasilkan output yang lebih baik. Dalam beberapa sesi
berikut akan dibahas pengertian proyek, manajemen proyek, mengapa manajemen
proyek, tawar-menawar dalam manajemen proyek.
Definisi Proyek
Proyek didefiniskan sebagai sebuah rangkaian
aktifitas unik yang saling terkait untuk mencapai suatu hasil tertentu dan
dilakukan dalam periode waktu tertentu pula (Chase et al., 1998). Menurut PMBOK
Guide(2004) sebuah proyek memiliki beberapa karakteristik penting yang
terkandung di dalamnya yaitu :
- Sementara (temporary) berarti setiap proyek selalu memiliki jadwal yang jelas kapan dimulai dan kapan diselesaikan. Sebuah proyek berakhir jika tujuannya telah tercapai atau kebutuhan terhadap proyek itu tidak ada lagi sehingga proyek tersebut dihentikan.
- Unik artinya bahwa setiap proyek menghasilkan suatu produk, solusi, service atau output tertentu yang berbeda-beda satu dan lainnya.
- Progressive elaboration adalah karakteristik proyek yang berhubungan dengan dua konsep sebelumnya yaitu sementara dan unik. Setiap proyek terdiri dari langkah-langkah yang terus berkembang dan berlanjut sampai proyek berakhir. Setiap langkah semakin memperjelas tujuan proyek.
Definisi Manajemen Proyek
Manajemen proyek adalah aplikasi pengetahuan
(knowledges), Keterampilan (skills), alat (tools) dan teknik (techniques) dalam
aktifitas aktifitas proyek untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan proyek (PMBOK,
2004). Manajemen proyek dilaksanakan melalui aplikasi dan integrasi tahapan
proses manajeman proyek yaitu initiating, planning, executing, monitoring dan
controlling serta akhirnya closing keseluruhan proses proyek tersebut. Dalam
pelaksanaannya, setiap proyek selalu dibatasi oleh kendala-kendala yang
sifatnya saling mempengaruhi dan biasa disebut sebagai segitiga project
constraint yaitu lingkup pekerjaan (scope), waktu dan biaya.
Mengapa Manajemen Proyek?
Kita telah mempelajari bahwa proyek mempunyai
karakteristik tertentu yang berbeda dengan aktivitas lain, dalam hal
organisasi, pengelolaan, pemakaian sumberdaya, waktu, kompleksitas dan
ketidakpastian. Dengan demikian diperlukan cara penanganan tertentu terhadap
proyek yang berbeda dengan penanganan kegiatan yang lain. Dengan demikian bisa
dimengerti mengapa manajemen proyek diperlukan. Penerapan manajemen proyek
secara benar akan mendatang kan keuntungan dari segi waktu dan biaya dibanding
jika pengelolaan dilakukan seperti pengelolaan pekerjaan reguler.
Macam-macam Proyek
1.
Proyek Konstruksi
Proyek
ini biasanya berupa pekerjaan membangun atau membuat produk fisik. Sebagai
contoh adalah proyek pembangunan jalan raya, jembatan atau pembuatan boiler.
2.
Proyek Penelitian dan Pengembangan
Proyek
ini bisa berupa penemuan produk baru, temuan alat baru, atau penelitian
mengenai ditemukannya bibit unggul untuk suatu tanaman. Proyek ini bisa muncul
di lembaga komersial maupun pemerintah. Setelah suatu produk baru ditemukan
atau dibuat biasanya akan disusul pembuatan secara massal untuk di
komersialisasikan.
3.
Proyek yang berhubungan dengan manajemen jasa
Proyek
ini sering muncul dalam perusahaan maupun instansi pemerintah.
Proyek
ini bisa berupa:
- Perancangan struktur organisasi
- Pembuatan sistem informasi manajemen
- Peningkatan produktifitas perusahaan
- Pemberian training
Timbulnya lde Proyek
1.
Dari Klien langsung ke Konsultan/kontraktor
Proyek
yang berasal dari klien yang ditawar kan ke suatu konsultan atau kontraktor, di
mana sudah jelas macam pekerjaan yang harus ditangani. Dalam kondisi seperti
ini biasanya tidak ada proses tender sehingga tidak ada suasana kompetitif
dalam perebutan proyek.
2.
Karena ada tawaran dana
Ada
proyek yang muncul karena adanya tawaran dana dari instansi atau lembaga
tertentu. Dengan adanya tawaran itu kita bisa menyusun proposal proyek.
3.
Lewat proses lelang
Di
sini suatu konsultan atau kontraktor harus berkompetisi untuk memenangkan
tender /lelang. Proses yang harus dilalui biasanya lebih rumit dan panjang.
Keprofesionalan suatu perusahaan bisa teruji disini. Jika tender dilakukan
secara fair maka hanya perusahaan yang profesional di bidangnya yang
kemungkinan besar bisa memenangkan persaingan dan dipilih sebagai pelaksana
proyek.
4.
Dari dalam perusahaan sendiri
Ide
proyek berasal dari dalam perusahaan sendiri dengan sumber dana dari
perusahaan, dan dikerjakan sendiri oleh perusahaan.
5.
Melalui penawaran
Jika
suatu perusahaan atau konsultan tidak mendapatkan pekerjaan, maka sangat
mungkin perusahaan tersebut akan menawarkan produk/jasa atau solusi dari suatu
persoalan kepada parusahaan atau individu yang potensial memerlukannya. Dari
situ mungkin calon kustomer akan tertarik untuk membeli produk atau solusi yang
ditawarkan.
Keberhasilan Manajemen Proyek
Syarat
keberhasilan manajemen proyek adalah sebagai berikut :
·
Dalam waktu yang dialokasikan
·
Dalam biaya yang dianggarkan
·
Pada performansi atau spesifikasi yang
ditentukan
·
Diterima kustomer
·
Dengan perubahan lingkup pekerjaan
minimum yang disetujui
·
Tanpa mengganggu aliran pekerjaan utama
organisasi
·
Tanpa merubah budaya (positif)
perusahaan.
Driving Force Timbulnya Manajemen
Proyek
Proyek
Kapital, di mana organisasi menangani proyek-proyek yang
butuh banyak modal dalam waktu yang sama. Dalam situasi seperti itu diperlukan
manajemen proyek.
Harapan
kustomer, Perusahaan yang menjual produk dan jasa termasuk
instalasi kepada klien, mereka harus mempraktikkan manajemen proyek yang baik.
Kompetitifness,
Ada situasi di mana kompetitifness menjadi driving force yaitu adanya proyek
internal dan proyek eksternal. Secara internal, perusahaan akan menemui masalah
jika organisasi menyadari bahwa banyak pekerjaan bisa diberikan ke pihak lain
(outsource) daripada mengerjakan sendiri dengan ongkos lebih mahal.
Pemahaman Eksekutif,
Hal ini menjadi driving force di dalam organisasi yang mempunyai struktur
organisasi tradisi onal yang melakukan pekerjaan rutin, aktivitas berulang.
Pengembangan produk baru,
Hal ini terutama cocok untuk organisasi atau perusahaan yang banyak
berinvestasi di bidang R & D. Jika hanya sedikit prosentase dari proyek
R&D yang bisa dikomersialkan di mana ongkos R&D bisa ditutup, manajemen
proyek menjadi kebutuhan.
Ukuran Proyek
·
Jumlah kegiatan
·
Besarnya biaya
·
Jumlah tenaga kerja
·
Waktu yang diperlukan
Stakeholder Proyek
1.
Manajer proyek, individu yang bertanggung jawab atas manajemen suatu proyek.
2.
Pelaksana proyek, organisasi yang pegawainya paling terlibat secara langsung
dalam pengerjaan proyek.
3.
Kustomer atau user, pihak individu maupun organisasi yang akan menggunakan
hasil dari proyek.
4.
Anggota tim proyek, tim yang melaksanakan pekerjaan proyek.
5.
Sponsor, individu atau kelompok dalam atau eksternal organisasi yang memberi
dukungan dana tunai atau sejenisnya untuk proyek.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar