Minggu, 12 November 2017

BAB 12 Mengelola Konflik Dalam Proyek



Pendahuluan
Dalam pelaksanaan proyek sesuai dengan karakteristiknya, sangat berpotensi munculnya konflik baik antara orang, antara departemen atau antara tim proyek dengan user. Dengan demikian tidaklah menyimpang jika dalam pembahasan manajemen proyek dimasukkan pembahasan tentang manajemen konflik ini. Seorang manajer proyek harus menaruh perhatian terhadap masalah ini.

Munculnya Konflik
Konflik Antara User dan Kontraktor
Konflik antara user dan kontraktor sudah akan muncul ketika keduanya terlibat untuk negosiasi kontrak. Masing-masing pihak biasanya akan lebih mementingkan pihaknya sendiri daripada mengembangkan kepercayaan dan saling bekerjasama untuk mencapai kesepakatan yang salingmenguntungkan. Sa tu pihak inginmendapatkan keuntungan sementara pihak lain harus menanggung kerugian. Pihak user ingin agar biaya proyeknya minimum sementara pihak kontraktor berharap untuk mendapatkan keuntungan maksimum.
Konflik dalam Organisasi Proyek
Di dalam organisasi sendiri sangat besar peluang untuk terjadinya konflik. Peluang ini akan besar bila kelompok-kelompok yang bekerja dalam proyek mempunyai perbedaan dalam hal tujuan dan harapan, beberapa hal tidak jelas siapa yang harus membuat atau berwenang untuk membuat keputusan dan memang ada konflik antar individu dalam proyek. Prioritas pekerjaan, jadwal dan alokasi sumberdaya adalah sumber-sumber potensial terjadinya konflik dalam organisasi proyek.

Manfaat Adanya Konflik
Dampak-dampak positif yang bisa muncul antara lain:
1 . Bisa menghasilkan ide-ide baru yang lebih baik
2. Memacu orang untuk mencari dan menemukan pendekatan baru dalam menyelesaikan masalah
3. Memunculkan masalah lama ke permukaan dan kesepakatan tentang adanya masalah tersebut
4. Memacu orang untuk menjelaskan pandangannya
5. Menyebabkan tekanan yang akan menstimulasi perhatian dan kreativitas seseorang
6. Memberikan kesempatan kepada seseorang untuk menguji kapasitas kemampuannya.

Konflik Selama Siklus Hidup Proyek
Sumber-sumber penyebab konflik yang sering muncul dalam pelaksanaan proyek antara lain:
1 . Penjadwalan proyek
2. Prioritas proyek
3. Alokasi tenaga kerja
4. Masalah teknis dan trade off hasil fisik
5. Prosedur administrasi
6. Perbedaan inter personal
7. Biaya
8. Peralatan dan fasilitas
Dari suatu studi yang dilakukan Thamhain dan Wilemon yang meminta pendapat dari seratus orang manajer proyek tentang sumber konflik yang terjadi dalam manajemen proyek, ditemukan tiga penyebab utama konflik. Ketiganya adalah penjadwalan proyek, prioritas proyek dan tenaga kerja.
Pemecahan Konflik
Konfontrasi
Yakni menghadapi masalah konflik secara langsung. Ini dilakukan dengan mengenali masalah dan potensi masalah untuk kemudian dihadapi secara langsung. Konfontrasi cocok untuk situasi di mana:
• Kedua belah pihak ingin menang
• Ingin menurunkan biaya
• Ada cukup waktu
• Saling percaya

Kompromi
Dengan kompromi diharapkan semua pihak akan mendapat tingkat kepuasan tertentu. Kompromi biasanya adalah hasil dari konfrontasi. Kompromi cocok untuk situasi di mana:
• Kedua belah pihak ingin menang
• Tidak ada cukup waktu
• Anda ingin menjaga hubungan baik pihak-pihak yang terlibat konflik
• Anda tidak mendapat apa-apa jika tidak kompromi
• Pihak lain sekuat Anda posisinya
• Kita tidak yakin kalau kita benar

Mengurangi tingkat kepentingan ketidaksepakatan / akomodasi
Cara ini dilakukan dengan menganggap ketidaksepakatan yang terjadi tidak pernah ada, berusaha untuk mengecilkan perbedaan yang ada dan menekankan kepentingan yang sama, sebelum ketidaksepakatan ini keluar dari proporsi yang seharusnya.
Cara ini sesuai untuk situasi di mana:
• Tujuan yang dicapai sangat sulit
• Untuk menciptakan kewajiban tawar-menawar di waktu mendatang
• Sembarang solusi sudah cukup
• Anda ingin keharmonisan
• Menciptakan good will.
• Jika kita akan kalah
• Taruhannya kecil

Menggunakan kekuasaan (Forcing)
Cara pengatasan konflik dengan menggunakan kekuasaan sehingga terjadi kondisi menang-kalah Forcing sesuai untuk situasi di mana:
• Situasi "do or die"
• Anda benar
• Taruhannya besar
• Prinsip yang penting menjadi taruhan
• Hubungan baik pihak yang terlibat konflik tidak penting
• Keputusan harus dibuat cepat
• Anda lebih kuat posisinya

Menghindar (Withdrawing)
Cara ini sering dianggap sebagai solusi sementara untuk sebuah persoalan konflik. Masalah yang ada bisa datang lagi dan konflik bisa muncul lagi. Cara ini sesuai untuk situasi di mana:
• Anda ingin menjaga reputasi atau netralitas
• Anda pikir masalahnya akan menghilang sendiri
• Anda bisa menang dengan menunda
• Anda tidak bisa menang
• Jika taruhannya rendah
• Jika taruhan tinggi tapi kita belum siap

Mengelola Konflik
Jika dua orang tidak sependapat untuk suatu hal maka itu sering disebut dengan ada konflik personal. Dyer mengusulkan suatu langkah untuk mengatasi konflik personal ini dengan apa yang disebut violation of expectation. Jika seseorang melanggar harapan orang lain, berarti telah terjadi reaksi yang negatif.
Metode Kelompok Untuk Menyelesaikan Konflik
Metode-metode penyelesaian konflik dalam kelompok adalah:
Teknik Memperjelas Peran
Tujuan dari teknik ini adalah agar setiap orang mengetahui posisi dan tanggungjawabnya masing-masing, dapat mengerti posisi dan tanggungjawab orang lain serta apa yang diharapkan orang lain darinya.
Memperjelas Peran-peran Untuk Tim
Pertanyaan-pertanyaan ini diberikan dan dijawab oleh setiap orang dalam tim sebelum ada suatu pertemuan. Pada awal pertemuan perlu dijelaskan agar setiap orang dalam tim memberikan jawaban yang jujur, mengeluarkan uneg-unegnya dan diharapkan semua akan setuju dengan penjelasan ini.
Memperjelas Peran Setiap Orang
Kegiatan bisa dimulai dengan sa tu orang tertentu (misalkan A) untuk menyatakan dalam bentuk tulisan ten tang siapa saja yang mempunyai hubungan kerja dengannya dan mengharap perilaku tertentu terhadapnya dalam hubungan kerja. Setelah itu orang ini (A) dan orang yang disebutkannya perlu mengadakan suatu pertemuan untuk membahas mengenai apa saja yang diharapkan orang-orang ini dari si A.
Resolusi Konflik dalam Kelompok
Jika beberapa kelompok terlibat konflik karena harapan yang berbeda maka ada cara tersendiri yang diusulkan Dyer. Pertama, setiap kelompok yang menyiapkan daftar pertanyaan mengenai apa yang dibutuhkannya dari kelompok lain. Kelompok-kelompok tersebut selanjutnya saling tukar menukar daftar yang sudah dibuatnya. Dilakukan tawar menawar antar kelompok tersebut untuk mencapai kesepakatan tentang apa yang harus dilakukan oleh setiap kelompok. Agar setiap kelompok tetap punya komitmen terhadap hasil kesepakatan, sebaiknya hasilnya dibuat tertulis.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar