BAB 9 Pengendalian Proyek

Pendahuluan

Di dalam pelaksanaan proyek, sebelum proyek selesai, sudah ada proses pengendalian. Jadi, pengendalian dilakukan seiring pelaksanaan proyek. Pengendalian dilakukan agar proyek tetap berjalan dalam batas waktu, biaya dan performansi yang ditetapkan dalam rencana.

Ada beberapa perbedaan antara perencanaan dan pengendalian:

Perencanaan berkonsentrasi pada:

• penetapan arah dan tujuan

• pengalokasian sumberdaya

• pengantisipasian masalah

• pemberian motivasi kepada para partisipan untuk mencapai tujuan

Sedangkan pengendalian berkonsentrasi pada:

• pengendalian pekerjaan ke arah tujuan

• penggunaan secara efektif sumberdaya yang ada

• perbaikanjkoreksi masalah

• pemberian imbalan pencapaian tujuan

Langkah-langkah dalam Pengendalian

Secara umum ada tiga langkah pokok dalam proses pengendalian, yaitu:

1. Menentukan standar performansi sesuatu yang akan dikendalikan.

2. Membandingkan antara performansi aktual dan performansi standar hasil pekerjaan dan pengeluaran yang sudah terjadi dibandingkan dengan jadwal, biaya dan spesifikasi performansi yang direncanakan.

3. Melakukan tindakan koreksi, bila performansi aktual secara signifikan menyimpang dari yang direncanakan tindakan koreksi perlu dilakukan.

Monitoring lnformasi

Agar proses pengendalian bisa dilakukan tepat waktu dan efektif perlu adanya informasi yang tersedia mengenai pekerjaan yang sedang dilakukan. Untuk itu perlu adanya kegiatan mengumpulkan data dan melaporkan informasi.

Untuk membantu memudahkan pengendalian proyek perlu dibuat suatu alat bantu yang disebut dengan Project Cost Accounting System. PCAS adalah suatu struktur dan metodologi, bisa manual atau terkomputerisasi yang memungkinkan dilakukannya perencanaan, pelacakan, dan pengendalian biaya proyek. Terdapat yang namanya Sistem Informasi Manajemen Proyek yang diharapkan mampu:

1. Menyediakan informasi yang perlu untuk melakukan perencanaan, pengendalian dan ringkasan-ringkasan dokumen.

2. Memisahkan data dari sistem informasi komputer yang lain ke dalam database proyek.

3. Mengintegrasikan pekerjaan, biaya, tenaga kerja dan informasi jadwal untuk menghasilkan perencanaan, pengendalian dan laporan ringkas untuk manajer proyek, orang-orang fungsional dan pihak manajemen yang lebih tinggi.

Pengendalian Internal dan Eksternal

Ada dua macam pengendalian dalam proyek ditinjau dari tempat asalnya: pengendalian internal (didasarkan pada standar yang berasal dari sistem kontraktornya) dan pengendalian eksternal (didasarkan pada prosedur tambahan yang ditetapkan oleh pihak klien atau user).

Pengendalian Biaya Tradisional

Dalam pengendalian biaya tradisional, pengukuran performansi pekerjaan didasarkan pada perbandingan biaya yang dianggarkan dengan biaya aktual. Pembandingan ini lebih populer dengan istilah Analisis Variansi. Pendekatan baru yang memadukan informasi biaya dan kemajuan pekerjaan sering dinamakan dengan earned value.

Ada proses-proses tertentu yang perlu dilakukan untuk melakukan pengendalian dalam manajemen proyek. Proses tersebut terdiri dari: Otorisasi Pekerjaan dan Pengumpulan Data.

Di dalam otorisasi pekerjaan terdapat perintah kerja (work order) yang memuat:

• Pernyataan pekerjaan (statement of work)

• Anggaran berjalan untuk jam kerja langsung, material dan biaya langsung yang lain

• Jadwal, kejadian penting, dan hubungan dengan paket kerja yang lain

• Posisi pekerjaan yang bersangkutan dalam WBS

• Spesifikasi dan kebutuhan-kebutuhan

• Tanda tangan pemberi wewenang dan penerima tanggungjawab.

Analisis Performansi

Ada bermacam-macam variabel yang bisa digunakan untuk mengevaluasi performansi proyek pada saat tertentu. Variabel-variabel itu adalah:

1. BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled), yaitu variabel yang menyatakan besarnya biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang dijadwalkan untuk suatu periode tertentu dan ditetapkan dalam anggaran.

2. ACWP (Actual Cost of Work Performed), variabel yang menyatakan pengeluaran aktual dari. pekerjaan yang sudah dikerjakan sampai waktu tertentu.

3. BCWP (Budgeted Cost of Work Performed), variabel yang menyatakan jumlah biaya yang dikeluarkan untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan.

Dari ketiga besaran BCWS, BCWP, dan ACWP dapat diperoleh besaran lain. Besaran-besaran itu adalah:

1. Cost Variance (CV) = BCWP – ACWP

2. Schedule Variance (SV) = BCWP – BCWS

3. Time Variance (TV) = SD – BCSD

Terdapat ukuran yang bisa dipakai untuk melihat performansi proyek, yaitu:

1. Cost Performance Index (CPI = BCWP / ACWP)

Indeks ini merupakan perbandingan antara biaya yang dianggarkan dengan biaya aktual.

2. Schedule Performance Index (SPI = BCWP / BCWS)

Indeks ini merupakan perbandingan biaya dari pekerjaan yang telah dilaksanakan dengan biaya dari pekerjaan yang dijadwalkan.

Perkiraan Biaya Untuk Menyelesaikan Proyek

Sesudah dibuat laporan status proyek pada waktu tertentu, bisa dibuat perkiraan biaya untuk menyelesaikan proyek dan biaya tersisa sampai proyek selesai. Untuk itu perlu didefinisikan beberapa istilah dan nilainya:

a. Anggaran yang tersisa untuk menyelesaikan proyek = Biaya total - biaya yang sudah terpakai atau Anggaran yang tersisa = BAC – BCWP. BAC: Budgeted cost at completion (biaya yang dianggarkan pada saat proyek selesai).

Sedangkan perkiraan biaya untuk pekerjaan tersisa = anggaran tersisa / indeks performansi biaya atau FCTC = (BAC - BCWP) / CPI. FCTC: Forecasted cost to complete. Besarnya BAC sama dengan BCWS pada saat proyek ditargetkan selesai.

b. Perkiraan total biaya proyek = biaya yang sudah dihabiskan + perkiraan biaya untuk pekerjaan tersisa atau EAC = ACWP + FCTC. EAC: Estimated at completion (perkiraan total biaya proyek).

Tindakan Perbaikan dan Pengendalian Perubahan

Jika hasil pelaksanaan proyek menyimpang jauh dari rencana, maka rencana harus diubah untuk menyelesaikan pekerjaan proyek yang tersisa. Perubahan rencana bisa berupa pengubahan pekerjaan, menambah personel, dan merubah jadwal, biaya maupun performansi. Perubahan performansi bisa meliputi perubahan spesifikasi, kalau perlu mengorbankan performansi untuk memenuhi batasan biaya dan jadwal yang tersedia.

Masalah-masalah yang terjadi menyebabkan harus dilakukan perubahan. Masalah bisa berupa pembengkakan biaya, semangat kerja turun, dan hubungan yang kurang baik antara manajer fungsional, manajer proyek, dan klien. Biasanya perubahan rancangan untuk satu bagian atau komponen akan mempengaruhi rancangan untuk bagian lain yang berhubungan.

Masalah-Masalah yang Dihadapi dalam Perusahaan

Ada beberapa masalah yang biasa dihadapi dalam pengendalian proyek, yaitu:

1. Hanya menekankan satu faktor sementara faktor yang lain diabaikan.

2. Prosedur pengendalian tidak bisa diterima.

3. Terjadinya pelaporan informasi yang kurang akurat.

4. Para manajer terlibat dalam beberapa proyek.

5. Kesalahan pelaporan dan mekanisme akuntansi.

6. Manajer tidak tegas terhadap isu-isu kontroversial, percaya bahwa masalah-masalah akan terselesaikan dengan berjalannya waktu.